Documentos oficiales

La  Resolución

Es el documento que la autoridad compete utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.

Estructura:

a) Membrete .

b) Lugar y fecha.
c) Cita de las disposiciones pertinentes.
d) Título resolución.
e) Puntos numerados que considera la resolución.
f) Anotación común de anótese y comuníquese.
g) Cita de la cantidad de copias de los destinatarios.

El Decreto

Se comprende como decreto a la resolución o mandato escrito, de las más altas autoridades del estado en que disponen en forma imperativa, cuanto sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del quehacer nacional, regional, provincial o comunal.

Estructura:

a) Ministerio que da origen al decreto.
b) Exposición resumida de la materia.
c) Lugar y fecha.
d) Título (decreto con fuerza de ley).
e) Materia , distribuida en considerados numerados.
f) Final: "TÓMESE RAZÓN", ... entre otros y la firma de la autoridad pertinente.

Comunicaciones oficiales

El Oficio

Constituye la comunicación más importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, etc.

La redacción del Oficio debe ser clara, precisa y breve:

Existen tres tipos de oficio:

- Ordinario (Ord.)

- Reservado (Res.)

- Secreto (Sec.) 

El Oficio Ordinario es una de las comunicaciones más utilizadas en Administración Pública.

Estructura:

a) Membrete: indica el Ministerio, Repartición, Servicio, Depto, entre otros.

b) Clasificación y número de orden.

c) Antecedentes (Ant.)

d) Materia (Mat.): corresponde a una síntesis del contenido.

e) Lugar y fecha de emisión.

f) Preposición "De": indica la autoridad que emite el documento.

g) Preposición "A": indica la autoridad a quien dirige.

h) Contenido: está estructurado en párrafos numerados que corresponden a cada idea redactada, cada oficio debe tratar una sola materia.

i) Frase de despedida

j) Pie de firma: debe contener, un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas), profesión, especialidad o categoría del firmante, cargo que desempeña y timbre.

k) Inclusos o adjuntos: detalla los datos que acompañan.

l) Iniciales de responsabilidad.

m) Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias.

La circular

Es un documento Oficial de uso frecuente en la Administración pública. Su redacción es similar al Oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.

Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos.

Estructura:
a) Membrete.
b) Número de orden y título.
c) Lugar y fecha de emisión.
d) Rubro alusivo a la materia.
e) Texto, se escribe en párrafos numerados.
f) Frase de saludo.
g) Nombre, cargo, firma y timbre de la autoridad emisora.
h) Iniciales de responsabilidad.
i) Destinatario.

El memorándum 

Es una comunicación de uso frecuente, tiene una circulación interna, remite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar o entregar información.

El estilo de redacción debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que sea innecesario.
Actualmente se utiliza impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso se escribe en papel medio oficio o más pequeño.

Estructura:
a) Membrete: indica el nombre de la institución.
b) Palabra MEMORÁNDUM y Nº de orden.
c) Fecha: solo con números.
d) Preposición "De": señala el cargo del remitente.
e) Preposición "A": señala el cargo del destinatario.
f) Texto: debe ser breve, claro y preciso.
g) Comúnmente media firma.
h) Iniciales de responsabilidad. 

El certificado

Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde el punto de vista legal.

La debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.

Estructura:
a) Membrete.
b) Iniciales de responsabilidad.
c) Palabra CERTIFICADO y Nº de orden.
d) Texto: debe contener autoridad que subscribe, nombre del peticionario, hecho que se atestigua y destinación del documento.
e) Lugar y fecha de emisión.
f) Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad.

Redacción Oficial

El Acta

Documento escrito en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso o sesión.

Documento escrito donde consta oficialmente un suceso tratado o acuerdo en junta o reunión.

Estructura
a) Membrete.
b) Título "Acta" y n° de orden.
c) Lugar y fecha de emisión.
d) Lugar y nombre de las personas que asisten.
e) Lectura del acta anterior.
f) Tabla: temas que se tratarán
g) Acuerdos.
h) Cierre.
i) Firma del presidente y del secretario

Poder

Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él una persona autoriza a otra para que la represente y reemplace en diversas gestiones.

El poder puede ser:
Simple: En una carta-poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere sólo cédula de identidad.
Especial: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.

Declaración Jurada

Debe efectuarse en una notaría. La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre-diseñado.

Esquema:

a) Membrete de la notaría.

b) Título del documento en mayúscula: "DECLARACIÓN JURADA".

c) Identificación del declarante: nombre, domicilio, rut, estado civil.

d) Frase: " Declara bajo juramento".

e) Situación declarada.

f) Lugar y fecha.

g) Firma del declarante.

h) Nombre, firma y timbre del notario. 

Correspondencia Laboral

La carta de empleo

Se le denomina también carta de ofrecimiento de trabajo; su objetivo principal es: "obtener una entrevista personal que haga posible demostrar los antecedentes y méritos expuestos".

Estas comunicaciones se originan debido a:

1) Avisos publicados en diarios o revistas.

2) Información de personas cercanas a la institución que requiere personal.

3) Iniciativa del interesado que desea trabajar en una empresa determinada.

Estructura:

a) Lugar y fecha.

b) Dirección interior.

c) Vocativo.

d) Introducción (señala el medio por el cual se informa de la vacante).

e) Mensaje (ofrece servicios, indica cualidades personales y profesionales, señala estudios realizados).

f) Antecedentes (adjunta fotocopias de certificados y otros documentos que avalan lo expuesto en el mensaje).

g) Despedida (frase de salutación que procura afianzar el objetivo planteado en la carta que es "obtener una entrevista personal").

Currículum Vitae

Es la relación de los antecedentes personales, académicos y profesionales detallados en forma ordenada y cronológica, de una persona que postula a un cargo de cierta importancia.
Habitualmente, el Currículum Vitae se adjunta a la carta de empleo.

Correspondencia Administrativa

Informe

Es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa y dirigido a su jefe superior. El informe contiene una relación detallada y veraz de los hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente.

También incluye la opinión unánime y justa del redactor, avalada por la capacidad y conocimiento que éste tiene.

Esquema:

a) Membrete.

b) Palabra y número.

c) Lugar y fecha.

d) Referencia.

e) Vocativo.

f) Introducción: Aquí se hace referencia a la petición del informe.

g) Texto de la información: Constituida por párrafos enumerados.

h) Conclusiones.

i) Sugerencias.

j) Frase final de despedida.

k) Cargo y firma del informante.

l) Iniciales de responsabilidad.

m) Inclusos.

La Circular

En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todo o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera que no se distorsione la información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud.

Esquema:

a) Membrete: Debe contener el nombre de la empresa y el departamento o sección.

b) Palabra y número.

c) Fundamento de la circular.

d) Información, orden o nómina que se entrega.

e) Recomendación o solicitud.

f) Lugar y fecha de emisión.

g) Nombre, cargo y firma de la autoridad.

h) Iniciales de responsabilidad.

i) Datos del destinatario.

La Citación

Es una comunicación mediante la cual una empresa representada por el gerente o el director, convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregar información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.

Esquema:

a) Membrete (solo el nombre de la institución y su logo).

b) Palabra "citación".

c) Clase de reunión (ordinaria, extraordinaria, o especial).

d) Personas citadas.

e) Fecha, hora y lugar.

f) Tipo de citación (primera, segunda o única citación).

g) Tabla (materias que se tratarán en la sesión).

h) Lugar y fecha de emisión.

i) Nombre y cargo de quien cita a reunión.

    Memorándum

Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En él se indica la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias. Principalmente, se utiliza en empresas grandes. las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.

Esquema:

a) Membrete (razón social de la empresa y sección).

b) Iniciales de responsabilidad.

c) Palabra "MEMORÁNDUM" y número.

d) Fecha en números (al margen derecho).

e) Preposición "De".

f) Preposición "A".

g) Referencia.

h) Mensaje o cuerpo.

i) Nombre, cargo o firma (al margen derecho).

j) Inclusos (si los hubiera).

Vicios idiomáticos

Correspondencia de ajuste

Misiva de reclamación

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando él considero que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses.

Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que ésta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclaman, con veracidad, firmeza y cortesía.

Esquema:

a)      Referencia al pedido.

b)      Detalle a la recepción.

c)       Fundamento de la queja.

d)      Propuesta de arreglo.

Misiva de explicación

La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello requieren contar con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio pero, a veces, en la práctica estas buenas intenciones se ven amargadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido. (Aquí el cliente tiene la razón).

Esquema:

a)      Aceptación que la queja.

b)      Explicación del error cometido.

c)       Proposición de arreglo inmediato.

d)      Expresión de pesar por los errores y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.

Misiva de justificación

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no se siente culpable por los errores expresados por el reclamante.

Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

Esquema:

a)      Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.

b)      Fundamento de la negativa, exponiéndolas razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.

c)       Proposición de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante.

d)      Expresiones amables que mejoren las relaciones.