Misiva de reclamación
Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando él considero que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses.
Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que ésta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclaman, con veracidad, firmeza y cortesía.
Esquema:
a) Referencia al pedido.
b) Detalle a la recepción.
c) Fundamento de la queja.
d) Propuesta de arreglo.
Misiva de explicación
La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello requieren contar con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio pero, a veces, en la práctica estas buenas intenciones se ven amargadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido. (Aquí el cliente tiene la razón).
Esquema:
a) Aceptación que la queja.
b) Explicación del error cometido.
c) Proposición de arreglo inmediato.
d) Expresión de pesar por los errores y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.
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Misiva de justificación
Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no
se siente culpable por los errores expresados por el reclamante.
Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó
en forma correcta.
Esquema:
a)
Replanteo de la situación desde el punto de
vista de la empresa.
b)
Fundamento de la negativa, exponiéndolas razones
por las cuales la reclamación no tiene lugar.
c)
Proposición de arreglo a través de una concesión
extraordinaria al reclamante.
d)
Expresiones amables que mejoren las relaciones.
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