Informe
La Circular
Es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa y dirigido a su jefe superior. El informe contiene una relación detallada y veraz de los hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente.
También incluye la opinión unánime y justa del redactor, avalada por la capacidad y conocimiento que éste tiene.
Esquema:
a) Membrete.
b) Palabra y número.
c) Lugar y fecha.
d) Referencia.
e) Vocativo.
f) Introducción: Aquí se hace referencia a la petición del informe.
g) Texto de la información: Constituida por párrafos enumerados.
h) Conclusiones.
i) Sugerencias.
j) Frase final de despedida.
k) Cargo y firma del informante.
l) Iniciales de responsabilidad.
m) Inclusos.
La Circular
En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todo o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera que no se distorsione la información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud.
Esquema:
a) Membrete: Debe contener el nombre de la empresa y el departamento o sección.
b) Palabra y número.
c) Fundamento de la circular.
d) Información, orden o nómina que se entrega.
e) Recomendación o solicitud.
f) Lugar y fecha de emisión.
g) Nombre, cargo y firma de la autoridad.
h) Iniciales de responsabilidad.
i) Datos del destinatario.
La Citación
Es una comunicación mediante la cual una empresa representada por el gerente o el director, convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregar información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.
Esquema:
a) Membrete (solo el nombre de la institución y su logo).
b) Palabra "citación".
c) Clase de reunión (ordinaria, extraordinaria, o especial).
d) Personas citadas.
e) Fecha, hora y lugar.
f) Tipo de citación (primera, segunda o única citación).
g) Tabla (materias que se tratarán en la sesión).
h) Lugar y fecha de emisión.
i) Nombre y cargo de quien cita a reunión.
Memorándum
Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En él se indica la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias. Principalmente, se utiliza en empresas grandes. las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.
Esquema:
a) Membrete (razón social de la empresa y sección).
b) Iniciales de responsabilidad.
c) Palabra "MEMORÁNDUM" y número.
d) Fecha en números (al margen derecho).
e) Preposición "De".
f) Preposición "A".
g) Referencia.
h) Mensaje o cuerpo.
i) Nombre, cargo o firma (al margen derecho).
j) Inclusos (si los hubiera).
