Correspondencia de ajuste

Misiva de reclamación

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando él considero que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses.

Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que ésta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclaman, con veracidad, firmeza y cortesía.

Esquema:

a)      Referencia al pedido.

b)      Detalle a la recepción.

c)       Fundamento de la queja.

d)      Propuesta de arreglo.

Misiva de explicación

La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello requieren contar con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio pero, a veces, en la práctica estas buenas intenciones se ven amargadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido. (Aquí el cliente tiene la razón).

Esquema:

a)      Aceptación que la queja.

b)      Explicación del error cometido.

c)       Proposición de arreglo inmediato.

d)      Expresión de pesar por los errores y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.

Misiva de justificación

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no se siente culpable por los errores expresados por el reclamante.

Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

Esquema:

a)      Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.

b)      Fundamento de la negativa, exponiéndolas razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.

c)       Proposición de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante.

d)      Expresiones amables que mejoren las relaciones.

Correspondencia de cobranza

Aviso de vencimiento

Se caracteriza por la sutileza del texto.

Prácticamente, solo se remite para recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima.

Normalmente, se confeccionan formularios.

Esquema:

a)      Comunicar fecha de vencimiento y monto del compromiso a pagar.

b)      Señalar la institución bancaria o comercial a la cual deberá cancelar la deuda oportunamente.

Invocatoria de cobranza

Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y ésta no ha sido cancelada, es el momento de enviar la carta invocatoria de cobranza.

Esta misiva debe redactarse con gran tacto, procurando en principio instar al deudor  a pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad del cliente correcto y puntual para sus pagos.

Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una de las que sigue será redactada con mayor fuerza e instar al deudor a cancelar su compromiso.

Esquema

A)     Denota sorpresa por la deuda impaga.

B)      Reconoce buen servicio de las deudas anteriores.

C)      Solicita cancelación inmediata, indicando sutilmente el cese de despacho de pedidos pendientes a futuro.

Cobranza enérgica

Esta comunicación cierra el cielo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.

Si esta carta no produce resultados positivos, la empresa procede a requerir el pago a través de de la demanda judicial.

Esquema:

A)     Señalar a las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente.
B)      Dejar constancia de la cortesía en NO dar respuestas a las cartas de cobro.
C)      Dar un corto plazo de cancelación.
D)     Amenazar con envío a cobranza judicial.

Carta de demanda

Esta comunicación se extiende cuando están agotadas las posibilidades de cobro por las vías normales.

Es evidente que el envío a cobranza judicial de una deuda requiere entablar una demanda al cliente que significa el término de las relaciones comerciales.

Muchas empresas de alguna forma, tener que recurrir a este tipo de correspondencia.

Esquema

a)      Referencia a las cartas de cobranza anteriores.

b)      Señalar la indiferencia en responder las cartas enviadas.

c)       Comunicar envío de los antecedentes al departamento jurídico de la                    empresa para efectuar la cobranza judicial.

Correspondencia de crédito

Solicitud de crédito

Es la comunicación con que las personas naturales o jurídicas solicitan el otorgamiento de un crédito que puede ser en dinero, efectivo o en bienes o servicios.

Esta forma de petición debe ser muy expresiva. Es de gran importancia que el remitente logre fijar en el receptor una clara imagen de la situación por la cual atraviesa, destacando las perspectivas económicas y sociales que se abrirán en su actividad con el otorgamiento del crédito.

Deberá así mismo insinuar que no será difícil el servicio de la deuda dentro de los plazos que se otorguen. 

Esquema: 

a) Fundamentar la petición de crédito.

b) Señalar los antecedentes del peticionario.

c) Indicar con claridad el crédito que se requiere, forma de utilizarlo, plazo para su reintegración y modalidad de pago.

Concesión de crédito

Cuando el Depto. de Crédito recibe una carta de solicitud crédito debe, de inmediato, verificar los antecedentes que en ella se señala, consultando, además los informes del solicitante y su capital a los bancos que correspondan y a las tiendas comerciales indicadas.

También es posible realizar esta gestión a través de oficinas especializadas en informes comerciales.

Si comprobado los antecedentes y ratificado el capital del solicitante, la empresa decide otorgar el crédito, es necesario que esta determinación se comunique por escrito.  

Esquema: 

a) Informar sobre el crédito otorgado, monto, plazo e intereses.

b) Indicar condiciones o garantías tales como: letras y pagarés, que debe cumplir el solicitante para hacer uso del crédito otorgado.

Correspondencia de prórroga

Solicitud de prórroga

Esquema:

a) Precisar situación económica que se atraviesa.

b) Solicitar nuevo plazo para el pago de la deuda. 

c) Agradecer anticipadamente el servicio.

Concesión de prórroga

Esta carta se envía cuando el acreedor esta convencido de las razones expuestas en la solicitud de prórroga, considerando que son valederas y que él esta en condiciones de modificar sus cálculos financieros.

Esquema:

a) Aceptar las razones expresadas por el deudor.

b) Concesión de la prórroga, especificando plazo, fecha, monto del documento, intermediario, etc.

c) Expresión de mensurada buena voluntad.

Denegación de prórroga

Esta comunicación debe redactarse en un tiempo convincente, hábil y cortés que mitigue el desagrado natural del solicitante al ser denegada su petición.

Esquema:

a) Alude a la carta solicitud de prórroga.

b) Acepta argumentos del deudor.

c) Señala impedimento para conceder la prórroga.

d) Saluda invocando comprensión.

Correspondencias de compra-venta

Carta de consulta

Esta carta nos sirve para averiguar sobre la calidad y forma de pago de algún artículo que deseamos adquirir. Esta misiva requiere absoluta claridad y exactitud; de este modo, la casa vendedora sabrá con precisión que desea el interesado sin la necesidad de pedir aclaraciones. Lo envía el cliente o posible comprador. Su importancia radica en que el vendedor haga una oferta o proposición al interesado.

Esquema:                           

               

     a)      Alusión a la oferta si lo hubiere.

     b)      Motivo que origina la consulta.

     c)       Especificaciones del producto.

     d)      Solicitud de precio y condiciones de pago.

     e)      Plazo recepción.

Carta de cotización

Esta carta responde a la consulta, dando la información que necesita el interesado. Esta misiva es enviada por el vendedor, esta carta establece los precios y condiciones de venta.

Esquema:

a)      Descripción exacta del producto: cantidad, calidad, y forma de envío.

b)      Precios y condiciones de pago.

c)       Fecha del envío de la mercadería.

d)      Incitación de la compra.

Carta de pedido

Es la misiva que envía el comprador al vendedor, cuando considera conveniente la cotización recibida. Se debe redactar señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere, cantidad, calidad, embalaje, etc.

La carta de pedido, legalmente constituye una aceptación de compra de parte del cliente que está de acuerdo con las condiciones establecidas en la cotización.

Esquema:                                       

a)      Aludir a la carta de cotización.

b)      Orden de despacho.

c)    Indicación de la forma de pago.

Carta de remisión:

Es la comunicación en que el vendedor anuncia al comprador el envío de la mercadería.

Esquema:

     a)   Alusión a la carta de pedido

     b)   Fecha y forma de envío.

     c) Referencia a los documentos que se adjuntan como guías de despachos y facturas.

    d)   Solicitud de envío de valores como cheques, valevistas.

    e)   Una frase estimulante acerca de la compra, con el fin de que el cliente tenga completa satisfacción.

Carta de recepción

Por medio de esta comunicación el comprador expresa al vendedor su conformidad frente a la mercadería recibida aceptando las obligaciones estipuladas en la cotización. Igualmente, en esta carta es posible el envío de cheques en cancelación total o parcial de las mercaderías. En este caso es conveniente certificar la carta para asegurar la recepción de estos valores.

Esquema:

a) Indicar con expresiones de agrado la correcta recepción de las mercaderías.

b) Especificar formas de pago.

c) Señalar envío de documentos en cancelación, tales como: cheques o valevistas. 

Correspondencia publicitaria

Correspondencia publicitaria

Tiene por objeto dar a conocer un producto, interesando al cliente para que lo compre.

Esta carta se escribe por iniciativa de la empresa para convencer al posible cliente acerca de las ventajas del producto con el fin de conseguir pedidos. Ésta al igual que los anuncios de publicidad, facilita y estimula las transacciones comerciales. Por lo común, la carta publicitaria ofrece mercaderías conocidas, o de uso y consumo habitual, tales como; alimentos, vestuario, libros, muebles, etc.