El Oficio
Constituye la comunicación más importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, etc.
La redacción del Oficio debe ser clara, precisa y breve:
Existen tres tipos de oficio:
- Ordinario (Ord.)
- Reservado (Res.)
- Secreto (Sec.)
El Oficio Ordinario es una de las comunicaciones más utilizadas en Administración Pública.
Estructura:
a) Membrete: indica el Ministerio, Repartición, Servicio, Depto, entre otros.
b) Clasificación y número de orden.
c) Antecedentes (Ant.)
d) Materia (Mat.): corresponde a una síntesis del contenido.
e) Lugar y fecha de emisión.
f) Preposición "De": indica la autoridad que emite el documento.
g) Preposición "A": indica la autoridad a quien dirige.
h) Contenido: está estructurado en párrafos numerados que corresponden a cada idea redactada, cada oficio debe tratar una sola materia.
i) Frase de despedida
j) Pie de firma: debe contener, un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas), profesión, especialidad o categoría del firmante, cargo que desempeña y timbre.
k) Inclusos o adjuntos: detalla los datos que acompañan.
l) Iniciales de responsabilidad.
m) Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias.
La circular
Es un documento Oficial de uso frecuente en la Administración pública. Su redacción es similar al Oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos.
Estructura:
a) Membrete.
b) Número de orden y título.
c) Lugar y fecha de emisión.
d) Rubro alusivo a la materia.
e) Texto, se escribe en párrafos numerados.
f) Frase de saludo.
g) Nombre, cargo, firma y timbre de la autoridad emisora.
h) Iniciales de responsabilidad.
i) Destinatario.
El memorándum
Es una comunicación de uso frecuente, tiene una circulación interna, remite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar o entregar información.
El estilo de redacción debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que sea innecesario.
Actualmente se utiliza impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso se escribe en papel medio oficio o más pequeño.
Estructura:
a) Membrete: indica el nombre de la institución.
b) Palabra MEMORÁNDUM y Nº de orden.
c) Fecha: solo con números.
d) Preposición "De": señala el cargo del remitente.
e) Preposición "A": señala el cargo del destinatario.
f) Texto: debe ser breve, claro y preciso.
g) Comúnmente media firma.
h) Iniciales de responsabilidad.
El certificado
Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde el punto de vista legal.
La debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.
Estructura:
a) Membrete.
b) Iniciales de responsabilidad.
c) Palabra CERTIFICADO y Nº de orden.
d) Texto: debe contener autoridad que subscribe, nombre del peticionario, hecho que se atestigua y destinación del documento.
e) Lugar y fecha de emisión.
f) Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad.
